‘변경내용추적‘이란 뭘까?
아래한글 2013. 4. 27. 11:44 |변경내용추적이란 뭘까?
여러분은 ‘변경내용추적'이란 명령을 들어본 적이 있습니까?
출판, 번역 일을 하는 분이나.. 외부에 문서를 많이 보내고 받는 회사, 저처럼 남의 문서를 편집해 주는 일을 하는 사람이나, 논문을 작성하고 있는 학생이라면... 이 명령을 들어보거나 이용해 본적이 있을 텐데요. 요즘 논문을 수정하며 변경내용추적을 이용해 교정, 교열하는 것을 많이 보게 되는데.. 이건 제가 보기엔 사회에서 그만큼 이 변경내용추적을 이용한 업무를 많이 하기 때문이기도 한 것 같습니다. 아무래도 학생들에게 경험시켜 보려하는 의도가 큰 것 같아요. 그럼... 이 이름도 멋진 ‘변경내용추적’이란 어떤 명령일까요?
전 아~주 오래전에 번역회사에서 일한 경험이 있습니다. 그땐 교정보는 일에 별별 희안한 방법을 다 동원했었는데요. 한 문서라면 인쇄해서 빨간펜으로 표시해가며 교정을 보지만, 두 문서를 비교하는 것이라면 아주 골치아픈 작업이 되었죠.. 두 화면을 띄어놓고 확인해 보는 것에서부터, 한 문서를 표안에 넣고 ‘글뒤로’ 배치해서 겹쳐놓고 보기도 하고.. 옆에서 누가 읽어 주면서 확인하기까지 했습니다. 아주 무식한 방법이었죠.. ‘그때 이 변경내용추적만 있었더라면ㅜㅜ’ 하는 생각이 이 명령을 볼 때마다 듭니다.
제가 그 일을 할땐 아마 ‘버전정보’라고 하는 이전버전의 ‘문서비교’는 없었나봅니다. 버전정보만으로도 두 문서를 비교하는것은 정말 간단한 일인데 말이에요.. 한글2010이전.. 메뉴에 [검토]가 없던 시절... 한글의 ‘버전정보’에 대해 먼저 설명드려 보겠습니다.
2007의 버전 정보/비교
전 이 버전정보가 언제 한글에 생겼는지는 잘 모릅니다. 중간 버전은 안써봤거든요.. 2007을 사용하니 이 명령이 있더라구요? 저로서는 정말 획기적인 기능이 아닐 수 없었습니다.
버전정보는 백업파일을 만들지 않아도 백업파일처럼 저장할때마다 버전이 파일 내에 추가로 저장되는 것입니다. 한 버전은 그 문서의 백업파일중 하나라고 할 수 있습니다.
버전비교는 이렇게 저장된 버전들을 서로 비교하는 것입니다. 한 버전과 현재 문서나, 각각 다른 두 버전을 비교할 수 있습니다. 비교 방법은 지금의 변경내용추적과 비슷하지만, 형식이 약간 다르죠. 경우에 따라서는 버전비교가 더 편리한 면도 있습니다. 이 버전정보는 2010에서는 검토의 ‘문서이력관리’라는 이름으로 이전, 변경되었습니다.
이렇게 버전별로 달라진 부분을 형광 표시 또는 메모로 보여 줍니다.
2010se의 [문서 이력 관리]
2010의 변경내용추적
버전정보는 그 자체로 유용하고 쓸만했지만, 단점이 있기도 합니다. 백업파일을 한 문서에 계속 추가하는 것이기 때문에 용량이 많이 늘어나고 또, 바로 변경된 내용을 확인할 수 없다는 것이 약간의 문제인데요. 한글2010se+에는 검토 메뉴와 함께 변경내용추적이 추가되서 이런 버전은 더 이상 만들지 않아도 되게 되었습니다.
변경내용추적은 문서를 작성하며 변경되는 내용을 바로 적용하지않고 ‘변경내용’으로 일단 교정 상태로 두는 것입니다. 그 ‘변경내용’은 변경된 내용으로 ‘적용’할 수도 있고, 변경되기 전 내용으로 “적용 안 함” 할 수도 있습니다. 내가 필요해 켜놓고 쓸 수도 있고, 남에게 문서를 주며 이용할 수도 있습니다. 바로 교정을 위한 명령이라고 할 수 있죠..
변경내용추적은 평소에는 변경내용이 기록되지 않습니다. 한글 화면 맨 아래 <상황선>을 보세요. 『변경 내용 [기록 중지]』 라고 되어 있을텐데요. 평소는 이렇게 [기록 중지] 상태가 보통입니다. 이곳을 잘못 클릭해 [기록 중]으로 표시된다면 문서가 변경내용 추적중 상태가 됩니다. 변경내용추적은 [검토]-[변경내용 추적] 버튼을 눌러 시작할 수도 있고, 상황선을 클릭해 시작할 수도 있습니다. 평소 변경내용추적은 절대 사용하지 않는다면 상황선은 잘못 클릭할 수도 있으니 우클릭해서 [변경내용추적]을 해제하고 사용하세요.
변경 내용 추적 [기록 중] 표시
기록 중인 상태가 되면 문서의 모든 수정내용이 적용되지 않고 화면에 표시됩니다.
● 텍스트 삽입 – 빨간색 글씨 + 밑줄
● 텍스트 삭제 – 빨간색 글씨 + 취소선
● 서식 수정 – 메모로 표시 or 문서에 그대로 표시
● 변경된 부분 – 왼쪽에 빨간 실선 표시
변경내용추적중 수정된 부분은 모두 왼쪽에 [변경된 부분] 빨간표시선이 생깁니다.
개체같은 경우는 배치가 가능하고, 삽입/삭제를 구분하기가 어려우니 적용할 때
[안내문 표시]를 이용하는게 좋습니다.
변경 내용 추적 메뉴/옵션
변경내용추적의 메뉴를 보면 변경내용추적의 설정과 옵션, 보기, 적용 탭으로 나눠 볼 수 있습니다.
● 변경 추적 탭
- 변경내용추적 상태를 표시하고 변경내용에 대한 표시방법을 설정합니다.
- [안내문 표시]는 [본문에 표시]로 토글됩니다.
- [변경 내용 보기]로는 삽입/삭제, 서식, 검토자별 변경내용을 골라 볼 수 있고,
[변경 내용 표시 설정]을 변경할 수 있습니다.
● 변경 내용 보기 탭
변경 내용을 원본/최종본으로 보기방법을 바꿔 확인할 수 있습니다.
- [원본]으로 표시하면 수정한 내용이 전부 표시되지 않고,
- [최종본]으로 표시하면 수정한 내용을 그대로 ‘적용’한 상태를 보여줍니다.
- 기본적으론 [최종본 및 변경 내용] 상태로 있고
- [원본 및 변경 내용] 상태로 보면 서식수정1) 결과는 표시되지 않습니다.
※ 주의 : 보기 방법을 [최종본] 상태로 두고 변경내용추적을 끝냈다고 생각하는 사람들이 있습니다. 최종본은 단지 보기방법의 하나이기 때문에 저장하고 문서를 끝내도 변경내용추적이 끝나지는 않습니다. 변경내용추적은 <추적을 해제>하고 [적용]을 해야 완전히 끝낼 수 있는 명령입니다.
● 변경 내용 적용 탭
변경내용추적은 수정상태를 문서에 그대로 표시합니다.
수정된 내용은 [적용]할 수도 있고 [적용안함]해서 취소할 수도 있습니다.
변경내용추적은 반드시 [적용....] 해야 명령이 끝납니다. 최종본 상태로 놔두거나,
표시 방법을 변경해 저장, 끝내봤자 변경내용추적은 끝나지 않습니다.
문서를 끝냈다 다시 열어도 계속 추적할 수 있고, 적용/적용안함 할 수 있습니다.
[적용] 이란...
수정한 대로 완전히 실행하는 것입니다.
삽입했다면 삽입 적용될 것이고, 삭제했다면 삭제 적용될 것입니다.
[적용안함] 이란...
수정한 내용을 취소하는 것입니다. 삽입은 없어지고, 삭제는 다시 살아납니다.
적용 방법
- 적용은 [이전] [다음] 버튼으로 찾아서 [적용] [적용안함]을 선택하면 됩니다.
- [모두 적용]하거나, [모두 취소] 할 수 있습니다.
- 블록지정해 맞춤법처럼 넘어가며 [적용...] 할 수 있습니다.
- 마우스 우클릭 빠른 메뉴로 [적용...] 할 수 있습니다.
변경 내용 추적의 사용
변경 내용 추적은 요즘 사용하는 곳이 많이 생겨 문의도 많아지고 추적상태의 문서도 심심찮게 만나보곤 합니다. 특히 기업에서 요즘 많이 사용하는 것 같아요. 변경내용추적이 쓰일 수 있는 경우를 몇가지 예로들어 보면 이해가 빠르실 거에요.
● 교정볼 때... 다른 사람에게 교정 봐 달라고 맡길 때
● 학생이나 거래처에 수정할 내용을 지시하고 예를 들어 줄 때
● 내가 수정한 내용을 다른사람에게 확인받고자 할 때
● 미리 한번 편집해 보고 맘에 들면 적용, 맘에 안들면 취소
● 한 문서를 여러 사람(팀)이 수정해야 하는 경우
이런 등등에 이용할 수 있겠습니다. 메모를 남겨 알려주거나, 각각의 문서를 만들어 비교해서 사용해도 되겠지만, 변경내용추적을 사용하면 훨씬 간편하고 빠르게 처리할 수 있습니다. 대신 수정이 너무 많다면 복잡하고 일일이 확인하기 번거로운 면은 있습니다. 제 생각이지만, 간단하게 꼭 필요한 내용만 짧게 자주 활용하는것이 좋을 것 같습니다. 수 백 페이지 문서에 정신없이 수정해놓은경우 도저히 집중이 안되고 혼란스러운 면이 있더라구요..ㅜ
변경 내용 추적의 주의할 점
1. 변경내용추적은 평소에는 쓸 일 없는 특별한 명령이고.. 이 명령에 대해 모르는 사람이 잘못 시작하면 아주 혼란스러워 하는 좀 복잡해 보이는 명령입니다.(실제는 아주 간단한 명령인데도 불구하구요..) 한글의 변경내용추적은 단축키는 없지만, 상황선에 기본으로 표시되기 때문에 2010se 이상의 버전을 사용하는 사람은 잘못 상황선을 눌러 당황해 하는 경우가 많이 있습니다. 필요없다면 상황선에선 해제해 놓고, 잘못 시작했다면 명령을 끄고, ‘적용’해서 원래 작성하던 문서상태로 돌아가야 합니다.
2. 변경내용추적은 여러 가지 옵션이나 보기 메뉴로 추적중인 상태를 문서에 표시하지 않고 수집할 수 있습니다. 켜놓고 보기방법을 [최종본]으로 두어도 되고, [변경내용추적 표시설정]을 모두 –없음-으로 해놔도 됩니다. 그래서 경우에 따라서는 다른 사람이 내 문서를 어떻게 수정했는지 표시하지 않고 알아보는데 쓸 수도 있습니다. 내가 뭘 만졌는지 알리고 싶지 않은 사람에겐 좀 불편한 명령이 될 수도 있겠죠.
변경내용추적을 잘 알지 못하고, 내가 편집한 내용을 다른사람이 알아챌까 걱정인 일부 사람에겐, 이 명령이 무조건 내문서를 추적하는 명령인줄 착각하는 경우도 있습니다.
변경내용추적은 명령을 켜놓기 전에는 절대 문서의 수정상태를 수집하지 않고 또, 이 명령을 켜놓아도 이전에 수정한 상태는 절대 알 수 없습니다. 변경내용 표시설정이나 최종본을 선택해서 변경내용추적을 켜놓고도 표시하지 않을 수는 있습니다. 상황선도 해제해 알리지 않을 수 있구요.. 하지만, [검토] 메뉴의 [변경내용추적] 설정 버튼 색은 절대 해제하고 수집할 수 없습니다. 문서 추적이 걱정인 사람이라면 이 리본메뉴를 켜 [변경내용추적] 버튼을 확인하면 됩니다. 이 버튼에 불이 켜져 있다면 추적중이니.. 이땐 확인하고 적용처리하면 추적상황은 다시 알려주지 않습니다. Ctrl+Z 하면 다시 돌아가긴 하지만, 저장하고 끝내버리면 다시 돌릴 수 없죠..
수정상태가 알려지는 것이 걱정이라면 변경내용추적도 알아봐야 하겠지만, 2007의 문서버전정보(2010에선 문서이력관리)를 더 확인해 봐야 합니다. 변경내용추적은 메뉴에 표시되지만, 문서이력관리는 창을 열지 않으면 쉽게 알 수 없습니다.
3. 변경내용의 왼쪽여백 표시선 - 테두리 표시는 『쪽윤곽』을 끄면 표시되지 않습니다. 개체나 서식을 변경한 경우 왼쪽 테두리선이 아니면 변경부분을 확인할 수 없는 경우가 있으니 보기-쪽윤곽을 해제하지 않도록 주의해야 겠습니다.
4. 변경내용추적은 한글2010의 second edition - 2010se부터 생겨났습니다. 한글초기 2010 버전까지는 변경내용추적을 사용할 수 없고 무상업데이트를 받으셔야 하는데요. 그래서 파일을 2007 같은 하위 버전에서 열거나 <다른이름으로 저장> 2.0~3.0 버전으로 저장하면 변경내용추적은 해제됩니다. 하위버전에서 열어보고 저장하지 않은 다음 2010에서 다시 열어본다면 변경내용추적은 끝나지 않고 계속될 수 있지만, 2007에서 저장하거나 하위버전으로 다른이름으로 저장하면 변경내용은 바로 최종본 상태로 모두 적용되 끝나 버립니다. 변경내용추적을 유지해야 할 경우 반드시 다음에도 2010se 이상 버전에서 작업하셔야 하겠습니다.
5. 만약 한글2007 등 하위버전에서 문서를 열었을 때 아래와 같은 확인 메시지가 나온다면 이 문서는 절대 그대로 열어 저장하면 안됩니다!!!
위의 메시지가 나왔음에도 불구하고 문서를 저장해 버린다면 위의 메시지만 저장이 될 뿐.. 내용은 모두 삭제되게 됩니다. 2010에 돌아가 열어도 다시 돌릴 수 없습니다. 덮어쓴 것은 뭐든 다시 살릴 수 없죠..^^
변경내용추적을 하위버전에서 열었을 때 최종본 상태로 열리지 않고 위와 같은 주의 메시지가 나오는 것은 [도구] - [환경 설정]에서 아래 옵션을 해제해 놨기 때문입니다. 문서가 만약 2007등 하위 버전에서 열 수도 있고 변경내용추적은 최종본으로 표시해도 별 상관이 없다면 아래 <변경 내용 저장시 최종본 함께 저장>을 꼭 선택해 두세요. 이 항목을 해제하면 하위버전에서는 문서를 편집할 수도, 확인해 볼 수도 없습니다. (※ 변경내용추적이 아닌 “상위버전에서 만든 문서입니다.” 라는 메시지는 대부분 무시하고 열으셔도 됩니다.)
1) [원본 및 변경내용]으로 볼 경우 [안내문에 표시]를 선택하면, 문단모양 서식변경은 메모로 여백에 표시됩니다. 글자모양은 [변경내용 표시설정]에서 서식표시를 선택 했을 경우만 표시되고 서식표시를 –없음-으로 해놨을 경우는 바로 적용된 상태로 표시됩니다. 서식의 변경부분을 확인하려면 서식 표시를 선택해 줘야 합니다. 하지만, 대부분 서식은 문단 전체에 적용하는 경우가 많기 때문에 사실 일일이 표시하지 않는 이런 한글의 방식이 더 간편하기는 합니다. 복잡해 보이지도 않구요. 대신 서식 변경시에는 왼쪽 표시선이 말고는 변경내용추적을 잘 알기 어려우니 적용시 주의해야 할 것 같습니다.